For å drive speiding, er vi nødt til å samle inn noe informasjon om våre medlemmer. Noe av dette er obligatorisk, mens annet er frivillig å dele med oss. Vi tar personvernssikkerhet på høyeste alvor. Våre rutiner baserer seg på gjeldende lovgiving og anbefalinger fra datatilsynet.

Under finner du en personvernerklæring for de personopplysningene vi samler inn. På denne siden kan du også finne nyeste versjon av våre interne rutiner.

Vi viser også til forbundets personvernerklæring. 

Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Gruppeleder har det øverste ansvaret for behandling av personopplysninger i Ullern KFUK-KFUM-speidere.

Hver enhetsleder er behandlingsansvarlig for sine speidere. 

På tur er hovedleder behandlingsansvarlig.

2. Personvernombud

Gruppen av utnevnt personvernombud. Ombudet ser til at behandlingsansvarlige følger opp sitt ansvar.

Har man spørsmål eller bekymringer rundt behandling av personopplysninger, kan man ta kontakt med personvernombudet. Kontaktinformasjon står i grønn boks på høyre side.

Personvernombudet har taushetsplikt.

3. Personopplysninger som lagres

All informasjon som kan brukes til å identifisere en person, er personopplysninger. Vi samler inn informasjon gjennom flere kilder, hver kilde får under sitt eget avsnitt fordi behandlingsgrunnlaget kan være ulikt for de ulike. Derfor kan noe oppleves som repetisjon. Den viktigste delen er 3.1 Innmeldingsskjema, for dette er det vi lagrer på lang sikt. Andre kilder vil ikke benyttes til andre formål enn det som er oppgitt.

3.1 Innmeldingsskjema

I innmeldingsskjemaet ber vi om en del opplysninger. De obligatoriske opplysningene samler vi inn på grunnlag av de er nødvendig for å oppfylle avtale, mens de frivillige opplysningene samler vi inn basert på samtykke. De frivillige opplysningene vil ikke bli lagret dersom vi ikke får samtykke til det, eller samtykket trekkes. Vi gjør oppmerksom på at noen opplysninger er obligatorisk mens speideren er under 18 år, men blir frivillig ved fylte 18 år.

Alle opplysninger vil bli slettet når speideren slutter. Forbundet vil lagre opplysninger i 5 år etter utmeldelse. Vi viser til forbundets personvernerklæring for informasjon om dette.

Speiderens navn, fødselsdato og adresse er obligatoriske opplysninger vi samler inn på grunnlag av at de er nødvendig for å oppfylle avtale.

Navn brukes for å vite hvem som er registrert.

Fødselsdato kreves av forbundet sentralt

Adresse kreves av forbundet for å sende ut faktura dersom ikke kontakt oppnås pr. e-post. Medlemsbladet sendes også til denne adressen.

Speiderens telefonnummer og e-postadresse spør vi etter fordi det hender dette er gode kommunikasjonsmidler for vår del. Det vil også brukes for å registrere speideren i spond, dersom speideren skal ha tilgang selv. Vi behandler dette med grunnlag i samtykke.

Viktig informasjon ledere bør vite om spør vi etter fordi dette kan lette vårt arbeid som ledere. Informasjon om f.eks. kroniske sykdommer, allergier og medisiner kan bidra til at vi lettere kan ta de hensyn som er nødvendige allerede fra planleggingsfasen. Dette gjør oss også tryggere dersom en relatert situasjon skulle oppstå.

Vi spør etter tillatelse til å ta bilde for å vite hvem vi kan og ikke kan ta bilde av. Dette er et obligatorisk spørsmål fordi man skal krysse av på ja eller nei. Bilder vil bare brukes internt, med mindre annet er gitt eksplisitt samtykke til. Intern bruk vil være f.eks. fremvisning på avslutning eller statusoppdatering på spond.

Informasjon om foreldre/foresatte trenger vi fordi de fleste av våre speidere er under myndighetsalder. Dette er også greit for vår del å vite hvem vi skal ta kontakt med dersom det skulle skje noe på våre arrangementer.

Telefonnummer og e-postadresse vil brukes til kommunikasjon med foreldre/foresatte dersom det er nødvendig. Det vil også brukes for å registrere forelder/foresatt i spond.

Frem til speideren er 18 år er det obligatorisk å oppgi én forelder/foresatt, basert på at det er nødvendig for oppfyllelse av avtale. Forelder/foresatt nummer to, og nummer en dersom speideren er myndig, lagres basert på samtykke.

Samtykke er noe vi trenger for å kunne behandle og lagre de opplysningene som basererer seg på samtykke. Selve samtykkedelen av innmeldingsslippen vil bli skannet (uten resterende skjema) og lagret i et digitalt arkiv som gruppeleder og personvernombud har tilgang til. Samtykkeslippen lagres med navnet til speideren som filnavn.
Dette gjør vi fordi vi er lovpålagt å kunne dokumentere at samtykke er gitt. Dersom et samtykke trekkes i sin helhet, vil vi først og fremst fjerne alle frivillige opplysninger fra våre registre, også slettes samtykkeslippen.

4. Deling med tredjepart

Vi deler, selger, overfører eller på annen måte utleverer ikke personopplysninger til andre, med noen få unntak:

  • Norges KFUK-KFUM-speidere
    • Herunder også de Norges KFUK-KFUM-speidere nevner i sin personvernerklæring.
  • Arrangør av arrangementer vi deltar på
  • Spond AS

5. Rettigheter

Følgende er rettigheter du som registrert i våre registre har. Frem til speideren er myndig har også foreldre/foresatte disse rettighetene på vegne av sitt barn.

5.1 Rett til innsyn

Alle registrerte har rett til innsyn i hva vi lagrer om dem. Ta kontakt med enhetsleder, gruppeleder eller personvernombud, andre ledere kan også spørres, men det er da ikke sikkert at de har tilgang.

Vi forbeholder oss retten til å kreve legitimasjon dersom personen som ber om innsyn er ukjent for den som får forespørselen. Vi forbeholder oss også retten til å tilbakeholde informasjon dersom ikke vedkommende står oppført noe sted i våre registre, f.eks. bare en foresatt er registrert og den andre ber om innsyn, frem til det verifiseres at vedkommende har rett på innsyn. Dette gjør vi for å hindre at personinformasjon kommer på avveie.

5.2 Rett til å rette

Alle registrerte har rett til å få rette informasjonen om seg selv som de mener er feil.

5.3 Rett til å slette

Alle registrerte har rett til å få sine opplysninger slettet. Vi sletter automatisk informasjon om speidere når grunnlaget vårt for behandling ikke lenger er til stede. F.eks. når speideren slutter så slettes all informasjon som hører til innmeldingen, informasjon samlet inn til spesifikke turer slettes kort tid etter turen er over.

Noen informasjon er vi nødt til å samle inn. Denne er det dessverre ikke mulig å få slettet, men vi har forsøkt å redusere mengden obligatorisk informasjon. All informasjon vi ikke er nødt til å ha for det datatilsynet definerer som "for å oppfylle avtale" behandler vi på grunnlag av samtykke. Denne informasjonen er det alltid fullt mulig å få slettet, både i sin helhet eller deler av den.

5.4 Rett på sikkerhet

Vi forplikter oss til å behandle personopplysninger på en sikker måte, slik at ikke uvedkommende får tak i denne informasjonen. 

5.5 Rett til å klage

Dersom du opplever at dine personopplysninger kommer på avveie, er utrygg på om vi behandler opplysninger i henhold til lovverket, opplever brudd på dine rettigheter eller har andre opplevelser som kan være i strid med denne personvernerklæringen eller gjeldende lovverk, kan du ta kontakt med personvernombud. Det er også mulig å klage til Datatilsynet.

6. Informasjonskapsler

Våre nettsider bruker informasjonskapsler. Disse styrer vi ikke over selv. Derfor viser vi til forbundets oversikt over dette.

Også spond benytter seg av informasjonskapsler. Igjen er dette noe ikke vi styrer over. Vi viser derfor til spond som oversikt over dette.

7. Bruk av bilder

Den primære regelen for bruk av bilder er at dersom personer kan lett gjennkjennes, skal det innhentes samtykke for bruk av de som kan gjennkjennes.

Deling av bilder uten forhåndsinnhentet samtykke vil kun skje internt. Med dette mener vi fremvisning på eksempelvis avslutninger med foreldre for å vise hva vi har gjort i det siste, eller som statusoppdateringer fra turer og møter i eksempelvis spond. Selvsagt vil det ikke deles bilder av speidere som har krysset nei på å bli tatt bilder av i innmeldingsskjemaet.

All bruk eksternt skal forhåndsinnhentes samtykke for. 

Selvsagt kan man kreve bilder fjernet, både fra intern og ekstern bruk. 

Vi ber om at både foreldre og speidere også respekterer at ikke alle ønsker å bli tatt bilder av, eller at dette deles med andre, og at man derfor kun tar bilder av egne barn eller innhenter samtykke. Speiderlederne har ikke anledning til å fortelle hvem som har godtatt å bli tatt bilder av og ikke.